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Decálogo para llevar a cabo un proceso de renovación tecnológica

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Los departamentos de IT se encuentran bajo una gran presión para incorporar nuevas capacidades continuamente, como el análisis de datos, la ciberseguridad, la automatización y la integración con otros sistemas. PwC explica cómo planificar una renovación tecnológica, y hacer entender su importancia a la empresa.

En los últimos años, el ciclo de vida de la tecnología se acorta sin parar, y los sistemas de las empresas se quedan obsoletos en muy poco tiempo. Para ponerse al día, necesitan más que una actualización, ya que los cambios van mucho más allá de herramientas y funciones. El hardware ya no es independiente; los sensores y las conexiones a Internet están integrados en prácticamente todas las herramientas, incluidas las que solían ser puramente mecánicas; y el software ya no se vende como un paquete, sino como una plataforma a la que te suscribes desde la nube y que se actualiza automáticamente.

Sin embargo, a la hora de diseñar una renovación tecnológica, las empresas deben seguir centradas en mantener su ventaja competitiva, y hay que hacer entender a los inversores su importancia a la empresa. PwC señala diez claves que tienen en común todos los procesos de renovación tecnológica que acaban bien:

--El cliente, siempre lo primero. Toda inversión en tecnología debe generar ventajas para el cliente final, ya sea a través de una experiencia mejor, una mayor calidad del producto o logrando eficiencias operativas que reduzcan los precios y agreguen valor. Para plasmarlo, diseña una situación comercial en el que se vean los resultados de la modernización y se detallen las ventajas que traerá al consumidor, o su impacto en las métricas.

--Simplifica tu arquitectura. En los últimos años y a medida que las organizaciones han ido cambiando, la arquitectura de IT que subyace bajo estas ha ido evolucionado también. Como resultado, las compañías han ido desarrollando redes tecnológicas muy complejas, adecuadas para aplicaciones concretas, pero muy difíciles de actualizar e integrar sin perjudicar a otras partes o áreas del negocio. Las nuevas plataformas modulares cambian todo eso. Las API permiten a las empresas desarrollar componentes interoperables, que pueden integrarse.

--Los sistemas tienen que ser flexibles. Antes, las organizaciones necesitaban que sus sistemas pudieran hacer una o dos cosas muy bien, y cuando la compañía decidía cambiar esas dos cosas, también tenía que transformar sus sistemas. Los sistemas de hoy son mucho más flexibles, y pueden adaptarse a un amplio abanico de configuraciones y conexiones. Si sabes sacarles partido, podrás reorientar rápidamente tus operaciones.

--Impulsa un cambio cultural. Una modernización de los sistemas tecnológicos puede conllevar un cambio cultural significativo. Todo empieza por reconocer los nuevos hábitos que tendrán que ser adoptados por la plantilla. Estos pueden estar en infinitud de áreas, como el cambio en el tratamiento de datos o la necesidad de desarrollar nuevas habilidades operativas. En este proceso, busca a los ‘líderes informales‘ que conocen a fondo la organización y sus profesionales y que pueden ayudarte a preparar el terreno para el cambio.

--De los activos, a los servicios. En la mentalidad actual, la tecnología es un conjunto de servicios que una empresa puede ‘consumir’ e integrar según sea necesario, sin ser necesariamente propietaria de los sistemas. Las empresas pueden seleccionar y combinar servicios de una gran gama de proveedores. Este enfoque redefine por completo la función de IT, ya que, si antes alojaba y gestionaba los sistemas internamente, ahora supervisa una plataforma mucho más abierta.

--Traza un plan de viaje. Tu sexta prioridad debería ser diseñar una hoja de ruta basada en hitos y objetivos clave derivados de la renovación tecnológica. Por ejemplo, uno de ellos podría ser ‘reducir el tiempo de cierre del trimestre en un 50%’, o ‘recortar en un 40% los gastos de IT’. Cada hito debe acarrear algunas acciones, como, por ejemplo, ‘ampliar la cuota de mercado’, o ‘automatizar este u otro proceso’.

--Organízate por capacidades, no por proyectos. La mayoría de las empresas no pueden renovar su sistema informático de una vez. Por eso, se organizan para hacerlo por proyectos, presupuestados y entregados por equipos que desaparecen cuando el proyecto se completa. El problema es que esta aproximación conduce a un enfoque cortoplacista, que puede distraernos del objetivo realmente importante. En cambio, si en vez de por proyectos, las empresas se organizaran por capacidades, la renovación de los sistemas puede ser una oportunidad para mejorar estas capacidades.

--Se agile y céntrate en el usuario. Apuesta por un enfoque agile y divide tu plan en pequeñas entregas, que vayan liberando funciones, mientras vas recibiendo feedback de los usuarios y dejando que sus comentarios vayan marcando tu rumbo. Recuerda que más vale ser incompleto y rápido que completo y lento.

--A la hora de invertir, prioriza. Analizar con cuidado qué recursos vas a necesitar antes de emprender un proceso de este tipo es vital. Una parte fundamental es elegir bien el equipo humano, en el que debe haber, además de profesionales con capacidades técnicas, líderes, personas con tolerancia al cambio y espíritu de colaboración a raudales. La asignación de recursos financieros es igual de importante. Invierte la mayor parte en aquello que consideras prioritario y sé muy claro a la hora de definir aquellas áreas en las que no quieres gastar nada.

--Asóciate con alguien con quien tengas sintonía. A la hora de buscar el partner que vaya a ayudarte a poner en marcha esta renovación, busca empresas que vayan a beneficiarse de ir de la mano contigo, y con las que puedas desarrollar una relación profesional que implique compromiso y colaboración. No tener éxito a la hora de cerrar esta parte, no solo hará que todo tu proyecto fracase, también puedes verte obligado a afrontar los costes de sustitución.