GarantíaYa reduce un 30% sus tiempos operativos tras unificar toda su gestión en el ecosistema de Zoho

GarantíaYa, compañía especializada en garantías de alquiler con operaciones en España, Argentina y Estados Unidos, ha logrado reducir un 30% el tiempo de permanencia de sus operaciones en cada fase del ciclo de negocio tras abordar una transformación tecnológica completa basada en el ecosistema de Zoho.

La empresa, fundada en 2022 y con más de 50 licencias activas de Zoho, desarrolla un modelo de negocio que conecta arrendadores, arrendatarios e inmobiliarias mediante servicios de garantía de alquiler. La actividad exige gestionar simultáneamente procesos comerciales, financieros, de cobranza, impagos y procedimientos legales, todo ello con equipos distribuidos y una elevada necesidad de trazabilidad.

Según explica Nicolás Natiello Mallo, director de Tecnología de la compañía, “el crecimiento del negocio terminó superando las capacidades de las herramientas iniciales utilizadas por la organización. Las integraciones externas comenzaban a generar problemas, las automatizaciones se ralentizaban y los equipos tenían que trabajar sobre múltiples sistemas desconectados”.

 

De una solución inicial a una plataforma empresarial completa

El proyecto comenzó con la migración desde Bigin by Zoho CRM hacia Zoho CRM, pero acabó evolucionando hacia una transformación integral de toda la infraestructura tecnológica.

La nueva arquitectura se apoya en Zoho CRM para la gestión comercial y operativa, Zoho Books para facturación y contabilidad, Zoho Campaigns para marketing y captación, Zoho Cliq para comunicaciones y alertas operativas en tiempo real, y Zoho Mail para las comunicaciones corporativas. Todas las aplicaciones fueron integradas mediante API REST y desarrollos en Zoho Deluge, eliminando la dependencia de herramientas externas y creando una única fuente de información común para toda la organización.

Uno de los focos del proyecto fue la automatización de los procesos con mayor impacto operativo. La compañía automatizó el avance de oportunidades comerciales, la conciliación bancaria diaria, la generación de documentación financiera y diversos procesos administrativos. Además, implementó agentes inteligentes basados en inteligencia artificial capaces de monitorizar movimientos financieros, revisar pagos y detectar discrepancias sin necesidad de intervención humana constante.

Gracias a esta automatización, la conciliación contable manual se ha reducido prácticamente a cero y los procesos que anteriormente requerían supervisión continua pueden ejecutarse de forma autónoma.

 

Resultados visibles desde el primer mes

Los beneficios obtenidos fueron visibles desde las primeras semanas tras la implementación. La compañía registró una reducción del 30% en los tiempos del ciclo operativo durante el primer mes.

Asimismo, eliminó las dependencias críticas de aplicaciones externas, pasando de trabajar con más de veinte herramientas diferentes para completar determinados procesos a operar sobre un único entorno integrado.

El rendimiento de las automatizaciones también mejoró significativamente. Según la empresa, procesos que anteriormente requerían retardos artificiales para evitar conflictos de ejecución ahora se realizan de manera prácticamente inmediata.

Augusto Ricardo, analista de Soporte de Aplicaciones de GarantíaYa, destaca que “la principal diferencia está en la velocidad y eficiencia de los procesos, permitiendo visualizar acciones y automatizaciones de forma inmediata tras su lanzamiento”.

Más allá de la mejora operativa, la nueva plataforma ha permitido a la compañía obtener una visión integrada de indicadores que antes resultaban difíciles de cruzar. Entre ellos figuran métricas de siniestralidad por producto, seguimiento de impagos y procesos legales, evolución completa del embudo comercial y análisis de rendimiento de campañas de marketing con atribución real desde la captación hasta la venta de pólizas. Esta consolidación de la información ha permitido convertir Zoho CRM en el repositorio principal de datos de negocio para toda la organización.

Otro de los grandes beneficios identificados por la compañía es la capacidad de escalado. La lógica de negocio desarrollada dentro de Zoho puede replicarse en nuevos mercados sin necesidad de reconstruir procesos o sistemas desde cero.

Actualmente, GarantíaYa trabaja ya en tres nuevas líneas de evolución sobre la plataforma: despliegue de agentes de IA capaces de operar directamente sobre Zoho CRM y Zoho Books; integración financiera unificada para las operaciones de España, Argentina y Estados Unidos; y centralización de toda la inversión publicitaria en Meta, Google y LinkedIn dentro del ecosistema de Zoho con atribución completa y optimización apoyada por inteligencia artificial.

Según Nicolás Natiello Mallo, “la plataforma no limita el nivel de sofisticación tecnológica de la compañía, sino que facilita la incorporación de nuevas capacidades de automatización, inteligencia artificial y analítica avanzada sin necesidad de replantear la infraestructura existente”.